Gestión de Activos y el Inventario Técnico de los Activos Físicos
Una buena Gestión de Activos fijos comprende las siguientes actividades: recepción, asignación, cuidado, mantenimiento, conservación y control de los bienes o recursos de una empresa.
Los Activos Fijos son «el conjunto de bienes de naturaleza relativamente permanente, adquiridos, desarrollados y necesarios para el cumplimiento de objetivos institucionales”.
Para que un bien pueda ser considerado como activo fijo debe cumplir o reunir las siguientes características:
- Ser físicamente tangible.
- Que la vida útil del activo sea relativamente larga, por lo menos mayor a un año.
- Sus beneficios deben extenderse por lo menos un año o un ciclo normal de operaciones.
- Que esté destinado al uso y no a la venta, el bien existe con la finalidad de ser usado en las operaciones de la empresa de manera continuada.
Una adecuada Gestión de Activos Físicos en una empresa exige de la identificación y de contar con la información detallada en todo momento de los bienes que lo componen, de tal manera, disponer de sus principales datos. Esto, se concreta realizando un Inventario Técnico de Activos en periodos establecidos para tener un control sobre dichos bienes.
Inventario Técnico de Activos Físicos
Los objetivos de un Inventario Técnico de Activos Físicos son:
- Determinar la existencia física exacta de los bienes a una fecha definida.
- Realizar la conciliación contable versus la información recopilada en campo.
- Realizar la valorización a una fecha establecida
Los datos a disponer en un Inventario de los Activos Fijos se agrupan en:
- UBICACIÓN: Lugar donde se encuentra físicamente el activo.
- ASIGNACIÓN: Información relacionada con el centro de costo y/o responsables de área.
- ATRIBUTOS: Características técnicas del activo fijo, incluye descripción, marca, modelo, serie, componentes, categorías, subcategoría (también registro fotográfico), etc.
Los principales beneficios de ejecutar inventarios periódicos para una empresa son:
- Detección inmediata de faltantes y sobrantes.
- Facilidad para los inventarios posteriores.
- Reporte del registro de activos por ubicación.
- Optimización de la gestión de los Activos Fijos.
- Catálogo único de Activos Fijos.
- Fácil manejo del historial de los activos fijos.
- Información contable confiable.
- Ayuda a las empresas a una mejor toma de decisiones.
Para que las empresas puedan definir un equipo, con el propósito de realizar un inventario a cabalidad que permita obtener los resultados deseados, requiere de esfuerzo, pero sobre todo de tiempo. Por este motivo, una buena alternativa es contar con un servicio de outsourcing; CMMS S.A. que pone a disposición su experiencia y calidad en el servicio de inventario técnico, garantizando plena confiabilidad en sus resultados.