Importancia de la Optimización del Maestro de Materiales en la Gestión de Mantenimiento
Expongamos el siguiente caso: Un equipo de alta criticidad en la cadena productiva falla en forma imprevista y queda inoperativo, personal experto del área de mantenimiento identifica el problema, analiza y establece la causa raíz, recurre al manual de partes y ubica el repuesto estableciendo la descripción y número de parte, comunica a Supervisor encargado y/o Planner de Mantenimiento quienes como usuarios de algún ERP corporativo buscan el repuesto en el Maestro de Materiales (MM) y no lo encuentran, a pesar que se cuenta con stock.
Este escenario es muy común en muchas empresas y se explica porque el MM presenta una falta de catalogación, clasificación, normalización, orden y estándares adecuados; es decir la calidad de información del MM actual es pobre en calidad.
Vamos a exponer algunos escenarios que explican lo anterior cuando se realiza un Análisis del Maestro de Materiales:
- Existen materiales o productos idénticos con códigos logísticos diferentes pero las descripciones son repetidas.
- Los números de parte no están normalizados, esto ocurre muchas veces cuando en el registro basta que éstos contengan un carácter distinto (También puede que le sobre o falte un guión, un espacio, etc.) para que se produzca duplicidad, triplicidad, etc. del mismo producto.
- No existe campo en “Número de Parte” para aquellos repuestos que lo poseen.
- En el campo “Descripción de Material” se incluyen el número de parte, mostrando la duplicidad de éstos últimos, pero cada ítem tiene Código Logístico diferente.
- En el Campo Descripción existe ítems con catalogación diferentes, pero son los mismos artículos.
Volviendo a nuestro caso inicial, el usuario continúa sin encontrar el repuesto, el equipo sigue inoperativo, la presión de parte del área operativa aumenta porque la producción se ve mermada y, por lo tanto, se atribuye esta ineficiencia operativa a la gestión del área de mantenimiento. Cabe agregar que existen fabricantes y/o proveedores que establecen en el tiempo la discontinuidad de algunos números de parte de ciertos repuestos por diversos motivos, por lo que son reemplazados; al comprarlos y crear sus códigos para su ingreso al almacén genera incremento e inmovilización de ítems.
Las consecuencias del incremento de ítems en el Maestro de Materiales son que el costo del capital inmovilizado aumenta, el espacio ocupado y el caos del almacén aumenta y, por lo tanto, la ineficiencia operacional aumenta.
Hay que agregar que también se observan con frecuencia los siguientes problemas en el MM:
- Para una misma característica de artículos, presentan diferente estructura de clasificación de Clase, Subclase y Familia.
- No existe un ordenamiento alfabético en el campo “Descripción de Material”.
- Los campos de la base de datos no están generados correctamente.
CMMS ofrece a sus clientes el servicio de Optimización de Maestro de Materiales, que permite a las empresas contar con una calidad de información de su base de datos de los Maestros de Materiales, realizando para este fin un proceso de Catalogación y Clasificación previo análisis, contando con la experiencia y capacidad de su personal.
La Catalogación definida como proceso de identificación del elemento (material, herramienta o equipo), a través de sus propiedades o atributos específicos; se basa en la Norma ISO 8000 de la Electronic Commerce Code Managment Association (ECCMA) y de la Norma ISO 22745 del Open Technical Dictionary (TOD). Esto exige lo siguiente:
- Las descripciones del artículo deben ser catalogados de acuerdo a un estándar: Nombre, Tipo, Material, Norma, Características, etc.
- Deben tener características específicas sin duplicidad de ítems.
- Equivalencias y Unidades de medida de acuerdo al sistema internacional de medidas.
La Clasificación definida como ordenamiento de la información de manera lógica con su respectivo grado de jerarquía, asignando los registros a un grupo o subgrupo que tienen ítems similares; está estructurada de acuerdo al Código estándar de productos y servicios de la Naciones Unidas-UNSPSC.
Los objetivos específicos a lograr con este servicio son:
- Tener un maestro de materiales general, ordenado y codificado para un mejor control.
- Minimizar el stock de materiales y repuestos.
- Reducir el costo en el almacén.
Una vez ordenado el maestro de materiales (Depuración, homologación de ítems duplicados y actualización de números de parte), las empresas deben necesariamente generar las competencias requeridas en el área de Logística-Materiales de tal forma que la calidad del maestro se mantenga en el tiempo, crezca ordenadamente (Creación correcta de codificación) y que permita gestionar el suministro eficiente como apoyo eficaz para la operación; en ese sentido CMMS ofrece y proporciona instructivos para ese fin. La inversión en este servicio externo debe ser visto por las empresas como altamente rentable, pues va a representar ahorros significativos a corto plazo y en el mediano y largo plazo permitirán los siguientes beneficios:
- Materiales de fabricantes de equipos originales (OEM) son reemplazados por genéricos a menores precios.
- Mejora la transacción de adquisición.
- Distribución de materiales entre almacenes.
- Dinamizar y mejorar la gestión de análisis de costo.
- Indagación más rápida de materiales, de proveedores y de servicios.
- Con la información entregada, garantizar la reducción de stock en los almacenes.