Sucede en algunas empresas que han invertido muchos recursos de tiempo y dinero en la adquisición e implementación de un Sistema de Gestion de Mantenimiento GMAO (CMMS) con el objetivo de agilizar y automatizar la información de calidad para posteriormente tomar las decisiones pertinentes para la mejora y el consecuentemente ahorro de costos de mantenimiento, caen en cuenta que los resultados no son los que esperaban. Hablamos del tratamiento de un alto volumen de información (datos) que permita conocer en forma certera el estado de las tareas planificadas, programadas y ejecutadas, evaluar el funcionamiento de los componentes de los equipos y costear las intervenciones, evaluar riesgos de ocurrencia de eventos no deseados, entre otros.
En ese sentido las gerencias consientes y comprometidas en que las áreas de mantenimiento deben evolucionar hacia modelos de gestión en forma dinámica de tal forma que asuman y superen nuevos retos que representen mejora en la Productividad (Eficiencia y Eficacia) del negocio, requieren contar con herramientas y soluciones tecnológicas adecuadas. Estos aplicativos deben permitir desde un enfoque gerencial una relación óptima entre el trabajo administrativo, técnico y operativo del área de mantenimiento.
Pero la realidad es que en algunos casos no se obtienen los resultados esperados en un periodo razonable, digamos 6 meses luego del término de la implementación del GMAO que es un tiempo mínimo en que las nuevas estrategias asumidas deberían rendir sus frutos.
Si nos centramos en los motivos que hacen que un GMAO no funcione bien podemos mencionar los siguientes:
- Prevalecen todavía los hábitos y paradigmas tradicionales en las actividades propias de la administración del mantenimiento que no consideran otras alternativas diferentes.
- Falta de compromiso pleno de parte de los usuarios del área de mantenimiento para la implementación del GMAO.
- Algunas administraciones de mantenimiento están tan desorganizadas que abundan en problemas en forma sistemática, que impiden visualizar los beneficios de haber implementado el nuevo sistema.
- Las empresas que suministran el software no proporcionan el sustento ni respaldo para su implementación.
- Falta de entendimiento pleno del software, haciendo que las implementaciones de los GMAO sean largas o nunca se concluyan completamente.
- Falta de elaboración de un plan de trabajo para la implementación de software; y cuando el plan de trabajo es elaborado no se cumplen los pasos de forma ordenada y consecuencial.
- Una visión cortoplacista impide reconocer las ventajas de la implementación del software, ya que éstas se manifestarán mediante un trabajo riguroso y constante en la aplicación del mismo y por tal razón sólo es posible medir los resultados en un mediano y largo plazo.
- No se ha asignado un personal responsable para el manejo del software repercutiendo en el mal manejo del tiempo y en el desaprovechamiento del sistema.
- La capacitación no ha sido bien planeada y su programación es deficiente, por lo tanto, se produce una mala distribución de tiempos y mala selección de usuarios finales la recepción del mismo.
- Una actitud de resistencia al cambio por parte del personal de mantenimiento para generar nuevos procesos de acuerdo a los cambios que implican la implementación de una nueva aplicación en mantenimiento.
- El personal responsable no identifica y no conoce los procesos que implica una gestión de mantenimiento: planeamiento, programación, ejecución, entre otros, lo que impide desarrollar una implementación constante y segura en el tiempo.
- Al tener otras actividades de importancia los responsables del área de mantenimiento, éstas justifican que no se dedique el tiempo suficiente y personal idóneo al proceso de implementación del software.
- La informalidad e incumplimiento de los usuarios en el manejo de la información que requiere el correcto funcionamiento del software.
- Alejamiento de las directivas durante la implementación, dejando la responsabilidad de definir las tablas básicas a personas que no van a ser los usuarios finales de los reportes.
- No existe documentación escrita de los procedimientos necesarios para la configuración del software y su interacción con los procesos de la compañía.
CMMS Enterprise S.A. garantiza a sus clientes una parametrización e implementación adecuada de un GMAO para el modelo de gestión que actualmente cuentan, contando para esto con personal consultor experto y pragmático para realizar con éxito este servicio; lo que optimizará su Gestión de Activos físicos.
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