Cuando los documentos de una organización están disponibles para todos los interesados, independientemente del lugar en donde se ubiquen y del momento en que los requieran, no solo estamos ahorrando tiempo, lo más importante es que estamos asegurando las condiciones para que la innovación genere valor.

Estas condiciones de movilidad y de accesibilidad de la información solo podremos ofrecerlas cuando la información este digitalizada y ordenada en la Nube.

Cuando una empresa decide iniciar el proceso de digitalizar documentos, normalmente se encuentra con los siguientes problemas:

• Diversas fuentes de contenido.
• Compleja estructura de los contenidos.
• Diferentes procesos y roles de contenido.
• Retención del contenido y reglas para el reciclaje.
• Trabajo colaborativo para la elaboración del contenido.
• Características propias de la gestión documental (control de versiones, verificación, aprobación, etc.).

En consecuencia, la digitalización de los documentos debe estar orientada a resolver estos problemas, definir de qué forma va a ser utilizada por los usuarios, cómo cambiarán los procesos internos y finalmente cómo se va a beneficiar la empresa.